A automação de documentos tem sido cada mais vez utilizada pelas corporações, por apresentar diversos benefícios.

Existem várias soluções no mercado, e nem sempre é fácil escolher qual é a que melhor se adapta a sua necessidade.

Preparamos um guia que pode te ajudar na tomada dessa decisão. Veja os três principais pontos que devem ser analisados:

Facilidade de uso

Em primeiro lugar, deve ser considerada a facilidade de uso e de configuração dos documentos.

Algumas soluções exigem que você aprenda linguagens de programação específicas, ou exigem a aprendizagem e o treinamento do sistema para sua correta configuração.

Esse é um custo indireto que deve ser levado em conta, já que demandará bastante tempo para utilização de todas as funcionalidades, quando uma das principais vantagens da automação é justamente o aproveitamento de tempo de seus colaboradores para outras atividades-fim da empresa.

As soluções mais completas e com maior potencial de personalização normalmente exigem, também, que o funcionário responsável pela configuração do sistema dentro da sua empresa tenha conhecimentos mais avançados de programação.

Por outro lado, as ferramentas mais fáceis de se usar, em geral, possuem apenas funcionalidades básicas, que não atendem a muitos casos de uso.

Fique atento, ainda, a ferramentas que oferecem a automatização do documento como acessório de outro serviço principal ou como módulo de outro sistema. Embora possam representar vantagens, normalmente as possibilidades são mais limitadas porque a automatização do documento não é o foco do negócio.

A Intellidocs busca conciliar o melhor dos dois cenários. Nós cuidamos da configuração do fluxo, a partir das instruções do cliente. Assim, não é necessário investir tempo e recursos em treinamentos, cursos, e, ao mesmo tempo, permite-se extrair mais de funcionalidades que exigem conhecimentos mais avançados para a correta implementação do sistema.

Funcionalidades

A automação de documentos vai muito além de preenchimento de campos em modelos prontos.

As soluções mais completas podem oferecer as seguintes funcionalidades:

Lógica condicional

Certos trechos do documento são adaptados dinamicamente de acordo com as informações coletadas. Por exemplo: em um contrato, ao informar que uma das partes é menor de idade, é possível automaticamente inserir trechos e coletar dados sobre seu representante legal, alterando cláusulas pertinentes e renumerando-as automaticamente.

Integrações

Atualmente, os sistemas têm trabalhado cada vez mais com APIs (Application Programming Interface) ou Interface de Programação de Aplicações. As APIs são conjuntos de normas e padrões que permitem que um software se comunique com outro. A Intellidocs, por exemplo, possui integrações com outras plataformas, o que permite agregar novas funcionalidades; dessa forma o usuário pode aproveitar o sistema nas ferramentas que ele já utiliza.

Validações

Campos como e-mail, CPF, CNPJ, RG são validados, impedindo cadastro de informações inválidas. Também é possível configurar validações internas (ex.: a data do final da prestação de serviço não pode ser inferior à do início). Ferramentas mais básicas não realizam essas validações, aumentando a chance de erros e exigindo conferência manual.

Autopreenchimento

Nas ferramentas mais avançadas, o tempo de coleta de dados pode ser substancialmente reduzido pelo preenchimento inteligente de campos por meio de integrações (ex.: obter o endereço pelo CEP, ou o nome da empresa pelo CNPJ).

Armazenamento

Os documentos eletrônicos podem ser armazenados na nuvem, garantindo maior segurança e reduzindo custos de manutenção, bem como o risco de extravio. Com a Intellidocs, você pode optar por armazenar os documentos na sua conta Google Drive, com toda a segurança e praticidade.

Assinatura eletrônica

As assinaturas eletrônicas estão se popularizando cada vez mais, por permitirem maior agilidade nos negócios, reduzindo custos e proporcionando segurança. A Intellidocs possui integração com a Docusign e a D4Sign; os documentos gerados podem ser assinados e armazenados em uma dessas plataformas.

Aplicativo na nuvem e uso de dispositivos móveis

Atualmente, boa parte do tráfego na Web é feita a partir de dispositivos móveis. Caso você pretenda coletar dados de clientes para gerar documentos, é essencial que a solução seja de fácil uso, de preferência dispensando a instalação de aplicativos específicos.

Formas de cobrança

Alguns modelos de cobrança podem encarecer significativamente a contratação de uma solução de automação de documentos. Para melhor decisão, leve em conta os seguintes aspectos:

Taxas de configuração

O custo efetivo da implementação de uma solução deve levar em conta a existência de taxas de configuração inicial.  

Prazo de permanência

É importante ponderar se existe prazo mínimo de contratação, já que o cancelamento em caso de insatisfação pode ser dificultado e acarretar o pagamento de multas contratuais.

Cobrança por documentos ou por usuários

A cobrança por documentos pode ser desvantajosa em caso de grandes volumes.

Soluções de provedores no exterior

Tenha cautela com soluções que cobram em dólar, já que você estará correndo o risco de a variação cambial inviabilizar a manutenção da solução contratada.

Conclusão

A escolha de uma plataforma tecnológica deve envolver a análise de vários fatores, de acordo com as necessidades de cada cliente.

A Intellidocs oferece soluções para automatizar a criação de documentos de qualquer ramo, a partir das regras definidas pelo cliente, oferecendo várias funcionalidades e integrações, sem que o cliente precise programar. Nossos planos não possuem taxas de configurações nem prazos de fidelidade ou multas.

Entre em contato conosco e veja qual plano atende a sua necessidade!