Faça mais e melhor: 5 benefícios da automação de documentos

A criação de documentos é um aspecto central na comunicação e no fluxo de trabalho de qualquer empresa ou negócio. Contratos, faturas, petições, requerimentos, relatórios: tudo isso faz parte do dia-a-dia dos mais variados profissionais. A automação de documentos pode trazer velocidade, eficiência, consistência e redução de custos. Veja abaixo os cinco principais benefícios que a automação pode trazer à sua empresa.

Ao passo que os documentos estão no cerne de todos os negócios, a criação e a manutenção deles é uma tarefa que consome tempo e recursos.

Estudos demonstram que atividades que consomem tempo das pessoas em tarefas mecânicas e repetitivas aos poucos serão substituídas por ferramentas tecnológicas.

Um estudo da consultoria McKinsey (veja imagem) conclui: embora poucas profissões sejam totalmente automatizadas a curto ou médio prazo, certas atividades têm mais chances de serem automatizadas. Mais especificamente, a pesquisa sugere que até 45% das atividades que os indivíduos são pagos para realizar podem ser automatizadas adaptando-se tecnologias disponíveis.

A criação de documentos, em muitos casos, é uma dessas atividades. Para isso, a maioria dos profissionais utiliza editores de texto, tais como o MS Word ou OpenOffice, e não se beneficiam do potencial da automação na geração de documentos.

Os editores de texto populares trabalham na modalidade  WYSIWYG, acrônimo em inglês cuja tradução significa “O que você vê é o que você obtém”. Ou seja, o texto exibido na tela é apresentado da forma como será impresso. Preparar um texto dessa maneira força você a combinar duas tarefas conceitualmente distintas: a composição do texto (escolha das palavras e estruturação lógica) e a composição estética do documento (escolha da fonte e estruturação visual dos elementos).

Não tem como: a criação de documentos ficou inevitavelmente atrelada a aspectos que envolvem a formatação do texto, o que exige do profissional ficar acertando detalhes como numeração, fontes, espaçamento, seções etc.

É fácil perceber que o tempo perdido com a preparação e a minuta de documentos implica em prejuízos ao negócio, especialmente quando essa atividade é realizada por profissionais experientes e qualificados, que poderiam estar usando seu tempo e expertise para solucionar problemas relativos às suas áreas de atuação de fato.

Veja abaixo cinco principais benefícos que a automação de documentos pode trazer para sua empresa.

Aumento de eficiência

Com a automação, é possível reduzir de forma significativa o tempo de adaptação e preparação de minutas.

Após definir quais documentos serão automatizados, faz-se  uma árvore de decisão – que nada mais é do que um diagrama do raciocínio para tomada de decisão que será empregada na montagem dos documentos. Veja um exemplo na imagem a seguir.

O software de automação de documento utiliza esse esquema como um guia que orienta o usuário através dos dados – isso permite uma reprodução muito mais ágil do que o processo que o especialista teria para a geração do documento manualmente.

Engajamento da equipe e lucratividade

Como vimos acima, as funções que exigem tarefas mecânicas e repetitivas podem – e devem – ser automatizadas.

A automação de documentos pode aumentar o engajamento e criar um ambiente de criatividade a favor da sua empresa, pois sua equipe terá mais tempo para investir no seu negócio, alcançando novos clientes, em vez de perder tempo redigindo formulários, contratos e relatórios.

Os funcionários e demais colaboradores podem utilizar seu tempo e potencial em atividades mais estimulantes e lucrativas para sua organização.

Redução de erros

Documentos complexos exigem revisão de diversos itens. Sabemos que muitas atividades exigem verdadeiros check-lists de segurança.

Tomando a aviação como exemplo: mesmo com todos os avanços tecnológicos, falhas humanas ainda representam a principal causa de todos os acidentes. Erros na emissão de documentos podem gerar descrédito e prejuízos ao seu negócio.

Muitos desses erros seriam tranquilamente evitados com a automação de documento, pois uma vez que a árvore de decisão é desenhada e configurada, todos os passos para a emissão do documento final necessariamente terão que ser seguidos.

Dessa forma, a automação atua como um “check-list” de segurança forçado, podendo, inclusive, atuar de forma automática na validação de alguns dados, como, por exemplo, CEP, CPF e tantos outros.

Melhora da experiência do cliente

Cada vez mais as empresas tem focado os seus esforços para melhorar a experiência do cliente

Há diversas situações nas quais o tempo de profissionais da sua empresa é deslocado para a criação de documentos que exigem apenas o preenchimento dos dados enviados pelo cliente. Esses dados, enviados por e-mail ou whatsapp, têm que ser validados e depois inseridos no editor de texto ou em algum sistema.

A minuta, então, será adaptada para a situação concreta, e não raramente apresentará erros, pois trata-se de um processo manual.

Como dito antes: a automação de documentos permite que os dados fornecidos pelo cliente sejam automaticamente validados (por exemplo, checagem de dados como CPF, CNPJ, endereço), de modo que o documento final possa ser emitido com a mínima intervenção, reduzindo custos e aumentando a velocidade.

Esse procedimento também melhora a experiência e, portanto, a satisfação do cliente – o que beneficia sua empresa.

Retenção do conhecimento

A retenção do conhecimento é um aspecto importante em qualquer empresa, em especial nas prestadoras de serviços.

A saída de funcionários pode ocasionar perda de conhecimento, gerando prejuízos operacionais e perda de vantagens competitivas. Por isso, é essencial que as organizações adotem estratégias para reter o conhecimento, o que envolve, dentre outras coisas, a estruturação e armazenamento deste conhecimento de forma a permitir seu uso futuro.

A automação documental também pode ajudar: na revisão manual de documentos, cada profissional tem a sua metodologia de trabalho e revisão. Já o sistema de automação dos documentos, por sua vez, serve como um repositório de experiência e conhecimento da sua empresa, facilitando que novos profissionais conheçam e dominem as regras e processos de negócio.

Isso ocorre porque as regras da automação, uma vez definidas e incorporadas a um sistema, passam a integrar de forma mais permanente o patrimônio da empresa.